Você se orgulha de ser uma pessoa multitarefas? Pare com isso agora se você quer produzir mais!

No trabalho são dezenas de abas abertas na tela do seu computador. Quando vai para algum lugar, está ouvindo música ao mesmo tempo que digita uma mensagem importante. Se está esperando em alguma fila, resolve algum problema e mesmo durante o atendimento se mantém atenta em outra tarefa. 

Com certeza você já deve ter passado por algumas dessas situações. Ou todas, se duvidar. Mas é fato para muitas pessoas que hoje em dia produtividade é sinônimo de ser multitarefas. Realizar mais de uma tarefa ao mesmo tempo traz uma sensação incrível de estar produzindo mais e melhor. Mas não é nem assim. 

Ser multitarefa é ser produtiva? 

Se você acredita que ser multitarefa é sinônimo de produtividade se engana. Na verdade, você só está se ocupando mais ao invés de produzir melhor. Mas o que isso quer dizer na prática? 

Voltando ao exemplo do trabalho que falamos acima. Você está na frente da tela do seu computador com várias abas abertas. Precisa terminar um relatório importante e que exige atenção aos números. 

Mas surge um e-mail para responder, uma matéria interessante sobre um assunto, um colega te pede ajuda….. Pode parecer simples, mas isso na verdade está te atrapalhando. E pior: se você não prestar atenção, pode piorar e muito os resultados.

Perigos de ser multitarefa   

Muitas pessoas não sabem, mas à medida que você vai se tornando multitarefa pode desenvolver alguns quadros. Pode desenvolver ansiedade, estresse, dificuldade de concentração e diminuição de produtividade. No geral, a sua saúde física e mental são afetadas pela sua necessidade de ser multitarefas.

Por isso é importante realizar uma atividade por vez. Quando você está concentrada em alguma coisa, seu foco e energia estão ali. Você está mais atenta e com melhores ideias ali. Porém, quando é interrompida, essa concentração é quebrada. E pior: depois para voltar ao mesmo nível de concentração demora. 

A nossa mente não é uma máquina que liga e desliga quando queremos. Você deve  perceber isso quando, do nada, perde o foco e se concentra em uma determinada coisa. Trata-se de uma coisa muito comum, mas que na verdade acontece com todos. Isso sem falar na produtividade.

Ao longo do dia, existem momentos nos quais ficamos mais atentas e em outros parece que a nossa energia some. Não é mágica, mas o nosso organismo possui picos de energia. Nesses momentos, você consegue perceber mais ânimo e disposição para fazer qualquer tarefa. Porém, há outros que você está tão desconcentrada que se perde em pensamentos para lugar nenhum. Uma tarefa de 30 minutos com muito esforço é completada em 1h.

Mas o que isso tem a ver com ser multitarefa? Simples, já que isso tem a ver com um ponto interessante. Quando estamos com a energia em alta, muitas pessoas têm a tendência de realizar várias tarefas ao mesmo tempo. 

Sabe quando você está super concentrada e se torna confiante à medida que executa as atividades? Ou então acabam procrastinando e deixando para última hora alguma coisa. Tudo isso impacta diretamente no desenvolvimento da pessoa multitarefa. E o pior: mesmo sendo uma experiência estressante, muitas pessoas se acostumam com esse comportamento.

Infelizmente não há muitas pesquisas sobre o tema especificamente. Mas existem alguns estudos que ajudam a entender a relação entre quantidade de tarefas e produtividade. É o caso de uma pesquisa realizada pela Universidade de Utah, nos EUA. Segundo este levantamento, apenas 2,5% das pessoas conseguem realizar mais de uma tarefa por vez. Para o restante da população, há uma evidente confusão ao executar mais de uma atividade simultaneamente.

Mas o que isso quer dizer na prática? Será que eu faço parte dos 2,5% ou do restante? Para começar,  é bom entender que você não precisa se desesperar. Essa pesquisa ajuda a entender o quadro geral, mas não é um guia definitivo. Logo, não precisa ficar pensando em onde você se encaixa nessas definições.

Outro ponto importante de destacar é que sempre podemos mudar. Se você percebeu que está sendo multitarefa e que não está conseguindo realizar o que precisa, pare. Os sinais para você identificar isso? 

Você sente que está correndo e correndo e não sai do lugar. Realiza mil tarefas mas ainda faltam outras. Sente que está gastando muita energia e tempo e não conclui nada de fato. Se está no trabalho, a tela do seu computador está cheia de abas abertas a pontos de você se perder.

Ser multitarefa não é a solução para aumentar a sua produtividade, pelo contrário. Por isso que separei algumas formas para você melhorar isso na prática. Não é só focar em algo e tudo vai dar certo. São algumas estratégias que você pode seguir e que vai dar resultado.

Mas atenção: teste e descubra o que dá certo para você. Talvez a dica A dê certo para você assim como a dica C não tenha o mesmo efeito. Então, no seu tempo, se dedique a testar e ver o que dá certo. E o que não teve o resultado esperado, vale a pena buscar outra maneira de fazer.

Dicas práticas para deixar de ser multitarefa

Agora que você entendeu tudo que há por trás do comportamento de ser multitarefa, chegou o momento de parar com isso. E o primeiro passo é ter paciência. Mas como assim? Deixar de ser multitarefa não é uma linha reta, pois terão momentos que você vai conseguir realizar e outros não.

O que leva ao segundo passo: não seja tão dura com você. Assim como você terá vitórias, também vai cometer erros. Com paciência e mais gentileza com você mesma, o processo em si vai ser muito melhor.

O terceiro passo é ter uma prioridade. Existem vários momentos na vida que podemos estar sendo multitarefas. Porém é importante definir um ponto de partida. Isso vai te ajudar a direcionar melhor os seus esforços e as tentativas. 

Se está sofrendo com isso no trabalho, comece por lá. Faz isso nas atividades de casa? Então o seu foco deve ser nisso. Cada uma sabe exatamente onde mais incomoda e requer uma mudança sua. Então foque nisso e mãos à obra.

Agora que você já identificou a área que deseja mudar, chegou a hora da prática. Comece percebendo a sua rotina. Veja o tempo máximo que você consegue se manter focada em uma atividade. As interrupções são externas ou você que muda de atividade? Qual é o período que isso mais acontece?

Muitas vezes estamos tão dentro do problema que as nossas ações se tornam automáticas. Com esse exercício de percepção, você pode descobrir coisas impressionantes sobre você e o seu problema de ser multitarefa.

Identificou pontos-chave para resolver isso? Comece criando planos de ação. Por exemplo, se você descobriu que é multitarefa apenas no horário da tarde, que tal distribuir melhor suas atividades? Não se trata apenas de deixar de ser multitarefa, mas sim entender a raiz do problema. 

Talvez você é multitarefa pois procrastina uma tarefa que não gosta. Nem sempre podemos evitar que isso aconteça,por isso uma dica é tornar esta prioridade. Faça logo pela manhã ou no período com maior produtividade. É como disse: teste e veja o que funciona melhor para você.

Para aumentar a eficácia dessa sua iniciativa, estabeleça um plano de ação e um prazo. Por exemplo, 30 dias ou durante uma semana. Em um outro texto aqui da Gherma falamos sobre o livro O Poder do Hábito. Vale a pena dar uma conferida e aplicar os principais conceitos nessa hora.

Mas voltando ao foco, se você gosta de ter números envolvidos para entender seus resultados, temos a solução. Crie uma métrica, uma maneira de analisar seu desempenho. Então se antes você terminava suas atividades em duas semanas e agora em uma, vale a pena conferir. Isso, além de mostrar o seu desempenho, vai te dar motivação.

E se esse resultado não for o que você esperava? Mude a forma como você está fazendo esse processo. Não é uma receita de bolo que vai dar certo com todos, logo você deve testar. E tente novamente com os mesmos critérios.

Ser multitarefa não é o mar de rosas que muitas pessoas imaginam. Você deve se dedicar e buscar sempre melhorar a sua qualidade de vida. Não é exagero pensar no quanto isso afeta toda a nossa autoestima e a nossa saúde mental. Nos faz questionar se somos capazes ou nos desmotiva em relação aos nossos resultados.

É importante não desistir e que você sempre saiba o seu valor. Um número de tarefas não define quem você é e muito menos a sua capacidade. E muito menos deve ser motivo para você se envergonhar. Aceite que você é humana e que mesmo com tudo planejado as coisas podem não sair da forma esperada.

Agora que você entendeu tudo isso e que é possível deixar de ser multitarefa, use também o seu planner para a sua organização. Use cores, adesivos e tudo mais para estimular a sua rotina. Lembre-se: o sucesso de qualquer coisa que você queira depende de você.

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