Listas de tarefas. Estamos falando dela o tempo todo, já reparou? Se você leu qualquer outro post do Blog da Gherma você se deparou com essas 3 palavras algumas vezes.

Em inglês ela se chama “To do List” e traduzindo ao pé da letra quer dizer “lista do que fazer”. Não é à toa que citamos tanto essa ferramenta tão simples e eficiente.

Acreditamos de verdade que a famosa (pelo menos aqui no blog ela é) lista de tarefas seja a melhor e mais eficaz forma para se organizar e se planejar diariamente.

Mas ainda não explicamos detalhadamente o que é e nem como fazer uma boa lista de tarefas. Agora vamos aprender como fazer uma bela lista de tarefas e entender sua importância.

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O que é uma Lista de Tarefas ou uma “To do List”?

Não tem muito mistério. Uma lista de tarefas não é nada mais do que uma lista de tudo que você precisa e deseja concluir em um dia. Isso se ela for uma lista de tarefas diária. Você também pode fazer listas de tarefas semanais se preferir. O importante é que você consiga visualizar bem claramente tudo na mesma página do papel.

Sabe quando você faz um monte de anotações em post-its diferentes e vai espalhando eles na sua mesa de trabalho e pela casa? E depois você não faz mais ideia de onde está cada anotação e nem o que você já fez ou ainda falta resolver? Para evitar essa bagunça, todas as tarefas precisam ser anotadas juntas em uma única lista, em um único local.

Além de listar suas tarefas, você vai precisar priorizá-las. O que precisa ser feito primeiro lá em cima e o que for menos importante, no final. O primordial de uma lista de tarefas é colocar tudinho que você deseja fazer, das coisas mais bobas e que você acha que não vai esquecer, até as mais importantes e trabalhosas.

Por que fazer e usar uma lista de tarefas no seu dia a dia

Todos nós temos milhões de coisas pra fazer todos os dias. Muitas vezes não sabemos por onde começar e nem como vamos dar conta de tudo. É muito fácil ficar sobrecarregado com tudo que precisamos concluir e acabamos esquecendo de fazer coisas importantes. A lista de tarefas é uma excelente ferramenta para te ajudar a alcançar seus objetivos, e ela vai te auxiliar nas seguintes questões:

Melhorar sua organização

Um dos principais motivos para fazer uma lista de tarefas é para se organizar. Organizar suas tarefas em uma lista vai te dar mais segurança e sensação de controle sobre tudo que precisa ser concluído.

Conseguir visualizar tudo que já foi concluído no dia e o que ainda falta ser feito vai te ajudar a manter a organização e o foco. Fora a noção de tempo que vai te dar. Se de fato será possível concluir tudo no tempo disponível.

Te manter motivado

Quando você concluir um item da sua lista e riscá-lo do papel, isso vai te dar uma sensação de dever cumprido e realização. Essa satisfação com o seu desempenho vai te motivar a querer cada vez mais concluir suas tarefas e riscá-las da lista.

Essa sensação de realização e motivação pode ser perdida quando você pula de uma tarefa para outra sem nem se dar conta do progresso que está conseguindo alcançar.

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Melhorar e auxiliar a sua memória

Não adianta, por melhor que seja sua memória, ninguém consegue lembrar de tudo o tempo todo. Memórias são falhas. Por isso listas de tarefas são ótimos assistentes externos para a sua memória. Elas vão te dar liberdade para esquecer o que você quiser. Contanto que você se lembre de olhar a sua lista de tarefas, nada que precisa ser feito vai se perder ou ficar esquecido.

Aumentar sua produtividade

Conseguir anotar tudo que precisa ser feito em uma lista te dá a possibilidade de revisar várias vezes suas tarefas e priorizar as mais importantes. Se para você é difícil priorizar tarefas, dá uma olhada no nosso post  Prioridades: Como decidir quais tarefas são as mais importantes. Tenho certeza que ele vai te ajudar bastante.

Focar nas tarefas mais importantes vai te ajudar a aumentar muito sua produtividade. Nada de ficar perdendo tempo com o que pouco interessa ou com coisas que não vão agregar valor no seu dia.

Como fazer uma boa lista de tarefas

Escolha uma ferramenta de anotações que seja boa e prática para você!

Espalhar post-its por aí na esperança de lembrar de todos é uma utopia. O ideal é que todas as suas listas e anotações fiquem agrupadas no mesmo lugar. Para isso você vai precisar de uma ferramenta que você se adapte melhor e queira usar sempre. Nós da Gherma adoramos um papel e uma caneta. E se você é adepto, sugerimos um caderno de anotações como um Moleskine por exemplo, ou um Planner. Agora se você prefere um aplicativo para usar no seu celular ou no computador sugerimos o Evernote, o Wunderlist e o Google Keep. Os três são excelentes.

 

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Lembrou de algo que precisa ser feito? Coloque imediatamente na lista!

Acredito que a parte mais difícil de fazer uma lista de tarefas é se dar conta e pensar em tudo que você quer concluir. O ideal é que você separe uns minutos no começo do dia para fazer um pequeno brainstorming. Tentando pensar e lembrar de tudo que precisa ser feito. Mas nem sempre você consegue lembrar de tudo na mesma hora. Às vezes as coisas vem na sua cabeça ao longo do dia. E quando isso acontecer, anote a tarefa na sua lista na mesma hora. A chance de você esquecer até mesmo de anotar depois, é bem grande.

Por exemplo: Você está na sua cozinha preparando algo para comer e se deu conta que o leite está acabando e que precisa comprar mais. Não deixe para anotar isso na sua lista de tarefas depois. A chance de você esquecer de anotar ou de que precisa comprar leite é enorme. Anote suas tarefas na sua lista assim que elas vierem na sua mente, não deixe para depois!

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Faça sua lista de tarefas à noite

Eu diria que essa é uma dica 2 em 1. Serve para aprimorar sua lista de tarefas e para melhorar seu sono.

Existem dois tipos de pessoas. As que deitam a cabeça no travesseiro não pensam em mais nada e dormem (uma espécie em extinção). E as que deitam a cabeça no travesseiro e pensam em todas as pendências e tudo que elas precisam fazer no dia seguinte.

Se você se encaixa no segundo grupo aqui vai uma dica valiosa. Precisar lembrar de tudo que você tem que fazer no dia seguinte só vai te estressar e tirar seu sono. Para evitar que isso aconteça, deixe um pedaço de papel e uma caneta ou seu planner do lado da sua cama e conforme for pensando nas pendências, vá anotando-as no papel. Isso vai te deixar mais tranquilo e em paz, pois a preocupação de ter que lembrar da tarefa no dia seguinte vai passar. E assim fica mais fácil dormir. Além de ser uma ótima forma de adicionar as coisas importantes na sua lista de tarefas.

Pronto, agora que você já sabe como fazer uma boa lista de tarefas, trate de usar e abusar dessa ferramenta maravilhosa! Seus dias de desorganização, falta de tempo e estresse estão contados!

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