Você conseguiu listar e colocar no papel todas as tarefas que tem que concluir no dia. Já sabe tudo que precisa fazer. Só que na hora de começar os trabalhos, você fica olhando para a sua “to do list” paralisado, sem ter nenhuma ideia por onde começar e nem a menor noção do que é mais urgente ou mais importante.

Se você alguma vez já passou por essa situação, sabe que não é tão simples assim priorizar suas tarefas né?

Nós falamos, praticamente em todos os posts do blog, a importância da priorização de tarefas. Se você leu o nosso post 10 dicas para  administrar seu tempo ou Como Parar de Procrastinar, você já sabe o quanto é importante para sua organização listar e classificar seus afazeres, em ordem de urgência e importância. Também saiba que essa prática vai ajudar muito no seu planejamento.

Mas você sabe o que significa de fato ‘o que é priorizar tarefas’? Sabe como fazer isso da melhor forma? Se você não tem as respostas para essas duas perguntas, esse post vai resolver esse problema.

O que significa Prioridade?

Prioridade é algo que vem em primeiro lugar, o que é mais importante que todas as outras coisas e que precisa ser resolvido e concluído antes. Quando tudo vira prioridade, nada acaba sendo prioridade. Por isso é tão importante conseguir fazer uma boa lista de prioridades. Isso vai te ajudar a entender o que realmente é importante e urgente, e o que não é tão relevante assim.

Temos muita coisa pra resolver o tempo todo, todos os dias, e sempre aparecem tarefas novas, incêndios para apagar e urgências ao longo do dias. Se não focarmos em cada coisa separadamente resolvendo tudo por ordem de prioridade acabamos perdendo tempo e produtividade.

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Qual a importância de priorizar suas tarefas?

Para não perder o foco! Priorizar suas tarefas vai ajudar a aumentar sua produtividade. Sem saber no que focar primeiro, acabamos realizando várias atividades que não são importantes e que não vão trazer resultados ou contribuir o suficiente para conseguirmos concluir nossos objetivos e metas.

A idéia é se organizar para realizar tudo o que planejar, porém não ao mesmo tempo. Quando tentamos realizar várias coisas ao mesmo tempo, muitas das vezes acabamos não fazendo nada direito, sem conseguir concluir muita coisa.

Isso serve para todos os aspectos da sua vida. Tanto como nas suas tarefas do dia a dia, como na sua carreira e na sua vida familiar. Sabe quando você tem que lavar toda a louça que está na pia, arrumar as roupas que estão espalhadas pela casa e fazer o jantar e não sabe qual é mais importante e por isso fica paralizado e acaba não fazendo nenhum dos três? Pois é, é disso que estamos falando. Se você souber qual é a mais importante e qual é a mais urgente você certamente vai lá e faz, e depois faz a próxima e assim por diante. É preciso saber quais aspectos priorizar para conseguir equilibrar tudo e alcançar todos seus objetivos.

Como priorizar suas tarefas

Agora que você já sabe o significado e a importância de priorizar, vamos explicar de que forma você vai conseguir dar prioridade e definir quais tarefas são realmente importantes e urgentes, tanto no trabalho quanto no dia a dia.

1º – Faça uma lista de tarefas/ to do list

Fazer uma lista de tarefas é bem mais fácil do que fazer uma lista de prioridades.

Faça um brainstorming, pense em todas as coisas que você quer fazer e coloque tudo no papel. Quando eu falo colocar tudo na lista de tarefas eu quero dizer tudo mesmo. Tanto as coisas pequenas como, por exemplo, tomar um remédio ou beber água, quanto as grandes como, fazer compras de mercado para a semana ou terminar de planejar sua viagem. E não conte com a sua memória para lembrar o que você deixou de fora da lista, coloque essas coisas nela também.

Usar um planner ou uma agenda pode ajudar bastante a se organizar e a não perder suas listas.

Não se preocupe com o que é mais urgente ou mais importante nesse momento, isso você vai fazer depois.

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2º – Decida o que é importante e o que é urgente

Entender a diferença entre importância e urgência deixa muito mais simples e fácil fazer essa classificação.

Uma atividade é urgente quando tem um prazo de conclusão curto, ou quando esse prazo está perto de expirar ou está atrasado. Urgência tem a ver com prazo.

Já importância não tem a ver com prazo, e sim com a consequência e o impacto de algo na sua vida. Quanto mais algo impactar e tiver o poder de mudar a sua vida ou sua carreira, mais essa atividade será importante.

Ou seja, urgência é influenciada por fatores externos (tempo) e importância por fatores internos (sua consciência).

3º – O que tem mais valor?

Próximo passo é definir quais tarefas tem mais valor para você. Ou seja, quais são mais importantes para sua família, para sua carreira e para o seu trabalho. Quais terão mais impacto e consequências positivas na sua vida.

Para fazer isso você vai precisar ranquear o que é mais impactante na sua vida e o que vai precisar da participação de mais pessoas envolvidas para ser concluído, pois quanto mais pessoas envolvidas mais difícil é de fazer, pois não depende somente de você.

4º – Defina o que requer mais esforço para ser feito

Se todas as suas tarefas parecem ser urgentes, tente ranquear elas por dificuldade.\Por exemplo, você precisa escrever um texto e terminar seu relatório até o final do dia. Se escrever o texto for mais fácil pra você do que fazer o relatório, faça o texto primeiro.

Priorize sempre o que vai ser mais difícil de ser concluído e o que vai levar mais tempo para ser feito.

Há quem diga o contrário, que é melhor priorizar as tarefas mais fáceis, mas não menos importantes. Eu sugiro que você teste as duas formas e veja qual funciona melhor pra você, ou seja, com qual delas você consegue ser mais produtivo.

5º – Seja flexível e se adapte a mudanças

Circunstâncias mudam o tempo todo, portanto esteja sempre pronto para se adaptar. Existe sempre a possibilidade das suas prioridades mudarem ao longo do dia. Por exemplo, pode ser que o prazo de entrega de alguma tarefa seja adiantado, trazendo mais urgência ou algo que você não esperava apareça para ser feito. Ser flexível e saber se adaptar a mudanças, vai deixar sua vida muito menos estressante.

6º – Monte sua matriz de prioridades usando o método Eisenhower

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Agora que você já sabe como distinguir quais tarefas e projetos são mais importantes e urgentes, vamos priorizá-los e colocá-los em ordem.

A melhor forma de fazer isso é usando o método Eisenhower, também conhecido como Matriz de Eisenhower ou Matriz de Prioridades.

A matriz de Eisenhower é uma matriz simples, dividida em 4 quadrantes que vão separar as suas tarefas nas seguintes possibilidades:

1. Urgente e importante (tarefas que devem ser feitas imediatamente)

Exemplo: terminar os posts do dia, enviar o convite da reunião de amanhã.

2. Importante e não urgente (tarefas que você vai marcar para fazer depois)

Exemplo: Ir pra academia, ligar para sua mãe, pegar feedback com seu chefe.

3. Urgente mas não importante (tarefas que você vai delegar para outras pessoas)

Exemplo: TUDO que outras pessoas podem fazer no seu lugar, como pautas da reunião semanal, agendamento de vôo e hotel para a viagem do trabalho.

4. Nem urgente nem importante (tarefas que você vai riscar da sua lista)

Exemplo: Fazer a limpa na caixa de e-mails antigos, checar as redes sociais, colocar o papo em dia com o colega de trabalho.

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Porém lembre-se, tudo isso varia muito de acordo com cada um. Não é porque uma coisa não tem mais prioridade pra mim que não vai ter pra você, ok? Priorizar não é regra, é pessoal!

E a melhor coisa sobre a Matriz é que ela serve tanto para planos e projetos de longo prazo – como “aprender a falar uma nova língua” – quanto para planos menores e de curto prazo – como por exemplo “terminar os relatórios semanais”.

Pronto! Agora que você já entendeu o que é prioridade, a diferença entre importância e urgência e já sabe da importância de priorizar suas tarefas, é só seguir os passos de como priorizar suas tarefas, encaixar tudo na Matriz de Eisenhower, colocar a mão na massa e ser feliz! Agora a desculpa de que não sabe nem por onde começar não vai mais colar né?

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Showing 2 comments
  • Telma Costa Carneiro de Albuquerque
    Responder

    Ferramente excele para elaboração das prioridades para um planejamento estratégico situacional de forma adequada

    • Camillla Ghermandi
      Responder

      Com certeza! Costumo dizer que ‘quem não monitora, não aprimora’. Ou seja, precisamos gerenciar nossos hábitos para poder mudar e melhorar nossa vida, né?

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